Se hai un problema con il commercialista della tua S.p.A., il primo confronto è più utile quando non parte da una richiesta generica di controllo, ma da una decisione o da uno scarto preciso da chiarire. Conviene quindi ricostruire quattro elementi: cosa è accaduto, quale scelta è ora richiesta, quali documenti sono già disponibili e quale informazione non coincide con le altre.
L'obiettivo iniziale non è trovare subito una risposta definitiva, ma ottenere un perimetro di lavoro chiaro: ciò che risulta documentato, ciò che appare incoerente, i soggetti che hanno informazioni utili e il passaggio che può attendere rispetto a quello che richiede attenzione. Questo aiuta amministratori, soci, CFO e responsabili amministrativi a portare al commercialista per S.p.A. un caso leggibile e collegato alla governance della società.
Partire dal problema, non dall'elenco dei documenti
Una richiesta come “vorremmo capire se è tutto a posto” contiene spesso problemi diversi. Può riguardare una decisione non ancora formalizzata, una registrazione che non sembra riflettere quanto discusso internamente, un flusso finanziario senza una spiegazione immediatamente reperibile oppure informazioni diverse tra amministrazione, direzione e organi sociali.
Per rendere il confronto concreto, è utile formulare il problema in una frase che contenga fatto, effetto operativo e domanda. Per esempio: “È stato effettuato un pagamento rilevante, ma nella documentazione interna non troviamo il passaggio che chiarisce chi abbia deciso l'operazione e con quale finalità; dobbiamo capire quali elementi ricostruire prima del prossimo passaggio.” Questa formulazione non anticipa cause o conseguenze: individua invece il punto da verificare.
La distinzione tra fatto e interpretazione è decisiva. “Nel conto compare un movimento” è un fatto da confrontare con le evidenze disponibili. “Il movimento è stato gestito in modo errato” è un'ipotesi che richiede prima un riscontro. Mescolare i due livelli porta spesso a cercare documenti per confermare una conclusione già scelta, anziché a ricostruire il caso.
Conviene anche indicare se la questione riguarda una decisione da assumere, un'attività già avviata o una ricostruzione successiva. Nel primo caso il confronto può aiutare a ordinare i passaggi prima di procedere; nel secondo, può servire a separare quanto è già accaduto dalle azioni ancora possibili; nel terzo, l'attenzione si concentra sulla coerenza tra fonti e cronologia.
Costruire una scheda di confronto che renda visibili le incongruenze
Una scheda sintetica, preparata prima dell'incontro, può evitare che il confronto si disperda tra cartelle e ricordi non allineati. Non è un fascicolo formale e non sostituisce l'esame professionale: è un controllo interno organizzativo per rendere confrontabili le informazioni già presenti.
- Decisione o fatto da esaminare: descrizione neutra dell'operazione, del dubbio o della scelta da compiere.
- Cronologia essenziale: quando il tema è emerso, quali passaggi si sono succeduti e quale attività è ora in attesa.
- Fonti disponibili: ad esempio comunicazioni interne, estratti, prospetti amministrativi, bozze, verbali o corrispondenza collegata al caso.
- Incongruenza osservata: il dato o il passaggio che non trova corrispondenza nelle altre fonti.
- Soggetti informati: chi può chiarire il fatto, recuperare un documento o confermare la sequenza.
- Domanda per il confronto: quale verifica serve prima di decidere, registrare, comunicare o proseguire.
La qualità della scheda dipende dalla precisione delle differenze, non dalla quantità delle carte. Se un documento riporta una data diversa da un prospetto interno, è utile registrare entrambe le versioni e la fonte di ciascuna, senza scegliere autonomamente quella “giusta”. Se manca il collegamento tra una decisione e un dato amministrativo, il risultato utile è rendere esplicito quel collegamento mancante.
Un errore frequente consiste nel ricostruire il caso soltanto dalla contabilità o soltanto dalla documentazione societaria. In una S.p.A. la lettura può richiedere il coordinamento tra decisioni, evidenze amministrative, bilancio, dichiarazioni e documenti di supporto. Il primo confronto serve proprio a capire quali piani sono coinvolti e quale ordine di verifica è più sensato.
Caso tipo: un pagamento e tre versioni da ricomporre
Scenario operativo ipotetico: l'amministrazione segnala un pagamento già eseguito. Nel prospetto interno l'operazione è indicata con una descrizione sintetica; in una comunicazione della direzione compare una finalità più ampia; tra i documenti consultati non emerge subito il passaggio decisionale collegato. Non è possibile dedurre da questo solo scarto quale sia la spiegazione corretta.
Il primo elemento concreto è il movimento: data, controparte, descrizione disponibile e documento che lo attesta. Il secondo è la cronologia: quando l'operazione è stata proposta, discussa, autorizzata e contabilmente rilevata, per quanto risulta dalle fonti disponibili. Il terzo è la decisione: occorre distinguere un documento che descrive un'intenzione da uno che registra una decisione effettivamente assunta. Un quarto elemento utile è l'attribuzione delle informazioni: chi conosce la ragione economica dell'operazione, chi conserva le evidenze e chi può chiarire eventuali passaggi intermedi.
Il passaggio risolutivo, in questa fase, consiste nel non forzare l'allineamento. La scheda può riportare: “movimento individuato; finalità descritta in modo non coincidente; passaggio decisionale da localizzare o chiarire”. Il risultato operativo è una domanda delimitata per il commercialista: capire se le fonti disponibili sono sufficienti a ricostruire una lettura coerente oppure se occorre recuperare informazioni ulteriori prima di procedere con attività collegate.
La conclusione cambierebbe se emergesse un documento che collega in modo chiaro la decisione, il pagamento e la sua descrizione amministrativa. Cambierebbe anche se una persona coinvolta chiarisse che le due descrizioni si riferiscono a fasi diverse della stessa operazione. Al contrario, una spiegazione che aggiunge un fatto non documentato non elimina da sola lo scarto: va mantenuta come ipotesi da valutare.
Quando il problema nasce da dati aziendali non ordinati in prossimità della chiusura, può essere utile approfondire come organizzare dati, decisioni e documenti prima della chiusura del bilancio, mantenendo separato l'approfondimento dal caso concreto da esaminare.
Quali alternative valutare prima di coinvolgere lo studio
Non tutti i problemi richiedono lo stesso livello di approfondimento. Se il dubbio dipende solo da una classificazione interna non aggiornata e la fonte originaria è facilmente reperibile, può essere sufficiente preparare il confronto tra le due versioni. Se invece l'incertezza coinvolge una decisione, più soggetti, documenti non coerenti o un'attività imminente, conviene coinvolgere lo studio prima che le informazioni vengano trattate come già allineate.
È buona pratica non chiedere al commercialista di “sanare” un problema descritto in modo indistinto. La richiesta più utile indica cosa si vuole decidere o comprendere e segnala espressamente ciò che manca. Anche l'urgenza va spiegata come fatto operativo, per esempio un passaggio interno in attesa o una scelta che non può essere rinviata senza conseguenze organizzative, senza attribuire effetti non verificati.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, ordinando le informazioni disponibili e definendo le verifiche fiscali, contabili e societarie da valutare prima di procedere. Quando servono competenze ulteriori, il coordinamento può mantenere una lettura unitaria della decisione e della relativa documentazione.
Preparare una richiesta utile e concordare il seguito
Nel primo contatto è sufficiente descrivere la situazione, l'urgenza e un elenco dei documenti o delle informazioni già disponibili. Non occorre allegare materiale personale o riservato: dopo il contatto si possono concordare le modalità appropriate di trasmissione in base al caso.
Una richiesta ben preparata può quindi indicare il tema, il punto di incoerenza, la fase in cui si trova la società, le persone che possono contribuire alla ricostruzione e la decisione che richiede un quadro più ordinato. Questo consente di impostare il confronto sulla domanda effettiva, anziché sulla sola raccolta indiscriminata di documenti.
Richiedi una consulenza per organizzare il primo confronto sul caso della tua S.p.A.
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